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Política de Privacidad

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PRIMERO SEGUROS

 

1. PRESENTACIÓN

Gracias por ingresar a nuestra página web www.primeroseguros.co. Respetamos su privacidad y su información personal, por eso desarrollamos la presente Política de tratamiento de datos personales que nos compromete con la seguridad de la información de usuarios, candidatos, clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general. Con este documento PRIMERO SEGUROS (en adelante “Primero Seguros”), pretende dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, gracias a la autorización que ha sido otorgada por los Titulares de la información.

Con esta política queremos detallar los lineamientos corporativos diseñados para proteger los Datos Personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, derechos de los Titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.

Primero Seguros en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data solo recolecta Datos Personales cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.

2. DEFINICIONES
Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente documento y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, se entiende por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. El consentimiento puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir que otorgó la autorización.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales, de forma física o electrónica, que sea objeto de Tratamiento (ej. Base de Datos de clientes, entre otras).
Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible, que puede ser tratado por cualquier persona, sin necesidad de autorización para ello. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en el registro civil de las personas (p.ej. si se es soltero o casado, hombre o mujer) y aquellos contenidos en documentos públicos (p.ej. contenidos en Escrituras Públicas), en registros públicos (p.ej. el registro de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría), en gacetas y boletines oficiales y en sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Ley de Protección de Datos Personales: Es la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales) y sus Decretos Reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan, en adelante “Ley de Protección de Datos”.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

3. PRINCIPIOS
De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:

  1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
  7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
El Titular de los Datos Personales tiene derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento o así lo establezcan las normas aplicables;
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley de Protección de Datos o aquellas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando: (i) En el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al ordenamiento; y/o (ii) Así lo solicite voluntariamente, salvo que exista obligación legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos;
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. DEBERES DE PRIMERO SEGUROS COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Cuando Primero Seguros actúe como responsable del Tratamiento, velará por el cumplimiento de:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
  2. Solicitar la Autorización al Titular informándole:
  • El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
  • Los derechos que le asisten como Titular.
  • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
  1. Conservar copia de la Autorización otorgada por el Titular;
  2. Entregar copia de la Autorización cuando el Titular o quien esté autorizado, la solicite;
  3. Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten con ocasión de su Autorización;
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, las novedades respecto de los Datos que previamente le haya suministrado y adoptar las medidas para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada;
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, únicamente Datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado;
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados;
  11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  13. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  14. Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. DEBERES DE PRIMERO SEGUROS COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOSCuando Primero Seguros actúe como Encargado del Tratamiento, velará por el cumplimiento de:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos;
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares;
  6. Contar, con un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento la Ley de Protección de Datos y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
  7. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  8. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  9. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. QUIENES PUEDEN ACCEDER A LA INFORMACIÓN
Primero Seguros entregará la información sobre los Datos del Titular a las siguientes personas, siempre que acrediten su calidad:

  1. Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes legales o apoderados;
  2. Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  3. Los terceros autorizados por el Titular o por la Ley;
  4. Quien haya estipulado a favor o para el Titular.

8. PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
8.1 Procedimientos para la obtención de Datos personales

Los Datos Personales que tiene Primero Seguros incluidos en su Base de Datos son obtenidos por la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general.

Estos Datos personales proceden de canales como nuestro sitio web, redes sociales, línea de atención telefónica, correos electrónicos, contratos comerciales y laborales, formatos diligenciados en eventos, encuestas de satisfacción y de servicio y aliados comerciales que también aplican la presente política y que tienen su Política de protección de datos personales de acuerdo a lo requerido por la ley.

Los Datos Personales recolectados por Primero Seguros son almacenados en las bases de datos de la compañía o a través de proveedores especializados con quienes se suscriben acuerdos de confidencialidad para la adecuada protección de la información.

8.2 Procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la Autorización

El Titular de los datos puede conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la Autorización para el tratamiento de sus Datos personales en el momento que desee previa solicitud a Primero Seguros a través de los siguientes canales:

  1. a) Telefónicamente a través de las líneas de atención
  2. b) Por correo electrónico adjuntando una carta firmada con la solicitud
  3. c) Personalmente o remitiendo solicitud por escrito a las oficinas de Primero Seguros

En cualquier momento que desee el Titular de los Datos Personales puede solicitar a Primero Seguros la supresión de sus datos y/o revocar la autorización, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

8.3 Responsable del tratamiento de datos personales

Razón social: Martha Isabel Aguirre

Nit: 42059925

Dirección: Calle 19 #8-34 piso13 oficina 7

Ciudad: Pereira, Risaralda

Teléfono: (6) 3248328

Correo electrónico: gerencia@primeroseguros.co/info@primeroseguros.co

Página Web: www.primeroseguros.co

Área responsable: Servicio al cliente

9. TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
9.1 Tratamiento de Datos Personales de los Clientes de Primero Seguros (Tomadores, asegurados, beneficiarios, afiliados y en general contratantes de sus productos)

Primero Seguros tratará los datos de sus clientes como Titulares de Datos Personales para realizar operaciones sobre los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión, informando los derechos que les asisten, en especial, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos.

Dicho tratamiento puede ser realizado por los representantes de Primero Seguros o con quienes celebre contratos de transferencia o transmisión de datos; aseguradoras, intermediarios, reaseguradores, coaseguradores; Fasecolda y sus filiales; operadores y prestadores necesarios para el cumplimiento de los contratos; y, Encargados ubicados dentro y fuera del territorio nacional.

Para el tratamiento de Datos Sensibles y de datos de niños(as) y adolescentes, Primero Seguros solicitará al Titular su autorización explícita para ello, indicando al Titular el carácter facultativo de las preguntas sobre estos datos.

El tratamiento de los Datos Personales se realizará para: (i) Atención de solicitudes, gestión integral del seguro y de contratos con Primero Seguros; (ii) Control y prevención del fraude; (iii) Oferta de productos o servicios de Primero Seguros o de terceros vinculados, realización de encuestas y otros fines comerciales, financieros o publicitarios a través de mensajes de texto, correo electrónico, SMS, entre otros; (iv) De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de Primero Seguros; (v) Fines estadísticos, de consulta, gremiales y técnico-actuariales; (v) De consulta y reporte del riesgo crediticio.

9.2 Tratamiento de Datos de Empleados, Candidatos para ser Empleados, ex empleados y pensionados

Primero Seguros tratará los datos de sus empleados, candidatos para ser empleados, ex empleados y pensionados como Titulares de Datos Personales para realizar operaciones sobre los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión, informando los derechos que les asisten, en especial, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos.

Dicho tratamiento puede ser realizado por los representantes de Primero Seguros o con quienes celebre contratos de transferencia o transmisión de datos; operadores y prestadores necesarios para el cumplimiento de los contratos; y, Encargados ubicados dentro y fuera del territorio nacional.

El tratamiento de los Datos Personales se realizará para: (i) verificación de información personal, familiar, financiera, crediticia, comercial y laboral (ii) Aspectos Laborales y de Seguridad Social y aquellos relacionados con el (los) contratos que celebre o pretenda celebrar con Primero Seguros; (iii) Control y prevención del fraude; (iv) Oferta de productos o servicios de Primero Seguros o de terceros vinculados, realización de encuestas y otros fines comerciales o publicitarios, a través de mensajes de texto, correo electrónico, SMS, entre otros; (v) De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de Primero Seguros; (vi) Fines estadísticos, de consulta, gremiales y técnico-actuariales; (vii) La solicitud, procesamiento, conservación, verificación, consulta, suministro, reporte o actualización de cualquier información relacionada con el comportamiento financiero, crediticio o comercial a los operadores de bancos de datos o centrales de información autorizados por la legislación, incluidos DATACRÉDITO y CIFIN, con fines estadísticos de verificación del riesgo crediticio o de reporte histórico de comportamiento comercial, en caso que Primero Seguros otorgue un crédito y por lo tanto el empleado adquiera la calidad de deudor de ésta. Esta finalidad subsistirá para los ex funcionarios que sean deudores de Primero Seguros.

9.3 Tratamiento de Datos de Proveedores

Primero Seguros tratará los datos de sus Proveedores para realizar operaciones sobre los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión, informando los derechos que les asisten, en especial, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos.

Dicho tratamiento puede ser realizado por los representantes de Primero Seguros o con quienes celebre contratos de transferencia o transmisión de datos; aseguradoras, intermediarios, reaseguradores, coaseguradores; Fasecolda y sus filiales; operadores y prestadores necesarios para el cumplimiento de los contratos; y, Encargados ubicados dentro y fuera del territorio nacional.

El tratamiento de los Datos Personales se realizará para: (i) Atención de solicitudes, gestión integral de contratos con Primero Seguros; (ii) Control y prevención del fraude; (iii) Oferta de productos o servicios de Primero Seguros o de terceros vinculados, realización de encuestas y otros fines comerciales, financieros o publicitarios a través de mensajes de texto, correo electrónico, SMS, entre otros; (iv) De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de Primero Seguros; (v) Conocer su comportamiento comercial y financiero; (vi) Fines estadísticos, de consulta, gremiales y técnico-actuariales; (vii) De consulta y reporte del riesgo crediticio.

9.4 Tratamiento de Datos de Accionistas.

Primero Seguros tratará los datos de sus accionistas como Titulares de Datos Personales para realizar operaciones sobre los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión, informando los derechos que les asisten, en especial, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos.

Dicho tratamiento puede ser realizado por los representantes de Primero Seguros o con quienes celebre contratos de transferencia o transmisión de datos; y, Encargados ubicados dentro y fuera del territorio nacional.

El tratamiento de los Datos Personales se realizará para: (i) verificación de información; (ii) Administración y gestión de acciones; (vi) Fines estadísticos y de consulta.

10. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de Primero Seguros, rige a partir del 25 de julio de 2013.

Cualquier modificación sustancial a la misma referida a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento, será comunicada antes de implementar dicho cambio a los Titulares a través de la página web www.primeroseguros.co o de cualquier otro mecanismo eficiente.